Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt umgekrempelt und zu einem unfreiwilligen Test geführt, wie gut Unternehmen für Remote Work aufgestellt sind. Aufgrund der positiven Ergebnisse vermuteten viele, dass Mitarbeiter*innen künftig nur noch remote arbeiten werden und prophezeiten bereits das Ende des Büros. Doch wie auch wir bereits im letzten Jahr vermuteten, zeichnet sich aktuell der Trend ab, dass die die Arbeit der Zukunft hybrid sein wird. Was bedeutet also Hybride Arbeit? Und wie gelingt es Unternehmen sich optimal für die flexible Arbeitswelt aufzustellen?
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Was bedeutet Hybrides Arbeiten?
Hybride Arbeit (engl.: Hybrid Work) bezeichnet eine zeit- und ortsunabhängige Form der Arbeit, bei der Arbeitnehmer*innen nicht mehr jeden Tag im Office verbringen, sondern zu Teilen im Büro und außerhalb des Büros arbeiten. Das Homeoffice im heimischen Arbeitszimmer ist dabei nur eine mögliche Alternative zum Büro. Auch das Café um die Ecke, Co-Working-Spaces, das Homeoffice im Ausland und jeder sonstige Ort, der produktives Arbeiten ermöglicht, kann für die Arbeit genutzt werden. Gleiches gilt für die Arbeitszeit. Der klassische 9 to 5-Job weicht im Rahmen von Hybrid Work mehr und mehr einer individuellen Zeitgestaltung.
Eine konkrete Festlegung zur Verteilung von Präsenztagen und Tagen mit Remote Work gibt es allerdings nicht. Stattdessen wird sich die konkrete Ausgestaltung der hybriden Arbeit von Unternehmen zu Unternehmen oder gar zwischen einzelnen Abteilungen unterscheiden. Denn der Grad der Flexibilität ist abhängig von unterschiedlichen Faktoren, etwa der Rolle im Unternehmen und dem Aufgabenbereich.
Was sind die Vorteile hybrider Arbeit?
Hybride Arbeit verbindet die Vorteile aus Büroarbeit und mobiler Arbeit. Werden die notwendigen Voraussetzungen im Unternehmen geschaffen, bietet Hybrid Work zahlreiche Vorteile, sowohl auf Seiten von Arbeitnehmer*innen, Arbeitgeber*innen und gesellschaftlich.
Wie profitieren Arbeitnehmer*innen vom Hybrid-Work-Modell?
- Work-Life-Balance: Die Kinder zur Schule bringen, danach mit Arbeitsmails starten können und mittags eine Runde Yoga im Lieblings-Yogastudio: Dank Remote-Work können individuelle Bedürfnisse einfacher in den Arbeitsalltag integriert werden. Zusätzlich fallen lange Pendelfahrten ins Büro weg, was Zeit erspart, die für Freizeitaktivitäten verwendet werden kann.
- Kostenersparnis: Weniger Präsenzarbeit bedeutet auch weniger Kosten für Arbeitnehmer*innen. Abotickets für den öffentlichen Nahverkehr, Autofahren (inklusive Parkplatzsuche), teure Verpflegung in der Innenstadt – all diese Kosten fallen bei Remote Work (teilweise) weg. Hybride Arbeit macht Arbeitnehmer*innen zudem standortunabhängiger. Da sie nicht mehr dort wohnen müssen, wo sie arbeiten, können sie alternativ günstig auf dem Land leben.
- Zufriedenheit:Neben solch messbaren Vorteilen, sind “weiche” Faktoren, wie etwa ein persönlich eingerichteter Arbeitsbereich oder die Möglichkeit, auch während der Arbeit entspannte Kleidung zu tragen, ein zusätzliches Plus im Homeoffice, die die Zufriedenheit steigern und unter dem Strich zu mehr Produktivität führen.
Welche Vorteile bietet hybride Arbeit für Unternehmen
Lange Zeit galt die Annahme, insbesondere Arbeitnehmer*innen würden von flexiblen Arbeitsmodellen profitieren. Doch der Zwang zum Homeoffice zeigte, dass Unternehmen ebenfalls vom neuen Ansatz profitieren.
- Kostenersparnis: Mit dauerhaft weniger Personen im Büro sind Kostenersparnisse auch auf Seiten der Arbeitgeber*innen möglich. Umfrageergebnisse unter Unternehmensverantwortlichen sehen Einsparungspotenziale von bis zu 20 Prozent. Es muss nicht mehr für jede*n Angestellte*n ein individueller Arbeitsplatz vorgehalten werden, was geringe Kosten für die Büroausstattung bedeutet. Im Ergebnis wird tendenziell auch weniger Bürofläche benötigt, wodurch Mietausgaben eingespart werden. In anderen Szenarien führt das Hybrid-Modell zu einer grundsätzlichen Restrukturierung der Büroorganisation. Teure Büroräume in Innenstadtlage werden zugunsten von über die Stadt verteilten Satelliten-Büros aufgegeben.
- Employer Branding: Bereits heute wird der “War for talents” nicht mehr nur über das Gehalt gewonnen. Die Möglichkeit flexibler Arbeitseinteilung wird künftig zu einem wesentlichen Kriterium für das Employer Branding und bei der Akquisition neuer Mitarbeiter*innen. Dies gilt insbesondere umworbene Fachkräfte in den Bereichen IT und Technologie oder dem Finanzbereich. Im gleichen Zuge haben Unternehmen außerhalb der Metropolregionen einfacheren Zugang zu Fachkräften. Junge, qualifizierte Mitarbeiter*innen, die weiterhin in der Großstadt leben möchten, sind dank Fernarbeit nun eine potentielle Zielgruppe.
- Produktivität: Entgegen des weit verbreiteten Vorurteils, die Produktivität würde durch Remote Work sinken, wird dies in der Praxis häufig nicht beobachtet. Ganz im Gegenteil berichten zahlreiche Manager gar von Produktivitätssteigerungen während der Corona-Pandemie. Die Möglichkeit ohne störende Geräusche fokussiert zu arbeiten sowie eine grundsätzlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit dank flexiblerer Arbeit sind Gründe hierfür.
Nachhaltigkeit, Stärkung des ländlichen Raums: gesellschaftliche Vorteile
Hybride Arbeit bietet nicht zuletzt auch gesamtgesellschaftliche Vorteile. Der Wegfall von Pendelwegen zum Arbeitsstandort und unnötigen Geschäftsreisen, die mitunter durch Inlandsflüge bewerkstelligt werden, spart nicht nur Zeit, Nerven und Geld, sondern verringert auch CO2-Emissionen. Hybrides Arbeiten trägt dadurch wirksam zum Klimaschutz bei.
Die Möglichkeit zu Remote Work erhöht außerdem die Flexibilität bei der Wahl des Wohnorts. Fachkräfte sind nicht mehr gezwungen, für qualifizierte Arbeit in die Metropolregionen zu ziehen, was zu einer höheren gesellschaftlichen Durchmischung und folglich Stärkung des ländlichen Raums führt.
Welche Herausforderungen müssen bei Hybrid Work gemeistert werden?
Trotz aller Chancen, die hybrides Arbeiten bietet, zeigt sich, dass sie auch unterschiedliche Herausforderungen mit sich bringt. Führungskräfte stehen daher vor der Aufgabe, die Kultur und die Organisation im Unternehmen optimal für die Digitalisierung aufzustellen.
Geeignete Prozesse und Strukturen müssen dafür sorgen, dass Mitarbeiter*innen unabhängig vom Arbeitsort in alle Abläufe integriert werden und (rechtzeitigen) Zugang zu allen Informationen bekommen. Nur so ist eine optimale Zusammenarbeit verteilter Teams möglich. Gleichzeitig müssen alle Kolleg*innen für die digitale Zusammenarbeit befähigt werden. Denn nicht jede*r Angestellte ist bereits sicher im Umgang mit Technik und Tools.
Eine weitere Herausforderung ist das Aufrechterhalten der Firmen- und Arbeitskultur. Bereits heute beklagen viele Mitarbeiter*innen, dass sie sich durch dauerhafte Remote Work weniger mit ihrem Unternehmen und der Vision verbunden fühlen. Gleichzeitig sinkt der Teamgeist, wenn sich Kolleg*innen nur noch über Videokonferenzen sehen. Hier kommt es umso mehr auf Führungskräfte an, die Kommunikation im Unternehmen und zwischen Kolleg*innen zu fördern und fordern.
Nicht zuletzt befürchten Unternehmen, durch das verteilte Arbeiten an Innovationskraft zu verlieren. Während Standardaufgaben problemlos von überall erledigt werden können, sind für innovative Ideen ein regelmäßiger Austausch, Kreativ-Session oder gemeinsame Brainstormings unabdingbar.
Wie kann Hybrid Work im Unternehmen gelingen?
Die Transformation zum hybriden Unternehmen ist kein Prozess über wenige Tage oder Wochen. VIelmehr ist er geprägt von stetigem Lernen und regelmäßigen Anpassungen. Dennoch sollten sich Unternehmen Gedanken für eine erfolgreiche Umwandlung machen und die nötigen Voraussetzungen schaffen. Was also ist nötig, um die Herausforderungen der hybriden Arbeit zu meistern und von all ihren Vorteilen zu profitieren?
1. Vision für die hybride Arbeit bestimmen
Dabei müssen sich Entscheider zunächst grundsätzliche darüber im Klaren sein, welche Rolle die Remote Work im eigenen Unternehmen spielen soll. Ist das vordergründige Ziel die eine mögliche Kostenersparnis oder stehen die Mitarbeiter*innen mit ihren individuellen Bedürfnissen im Fokus der hybriden Arbeit?
2. Remote-Work-Rollen festlegen
Aufbauend auf dieser Vision lassen sich spezifische Rollen für Mitarbeiter*innen festlegen, die eindeutig definieren, wie viele Tage die Personen remote arbeiten. Kriterien hierfür sind beispielsweise:
- Erlaubt die Arbeit überhaupt die Remote Work?
- Wie selbständig arbeitet der/die Mitarbeiter*in
- Welche Seniorität besitzt der/die Mitarbeiter*in
Entsprechend lassen sich Rollen für einzelne Abteilungen, Teams oder gar auf Mitarbeiterebene festlegen.
3. Ausstattung für Teams und Workspaces bereitstellen
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit hybrider Teams ist eine optimale Ausstattung notwendig. Dank mobiler Geräte wie Laptops, Smartphones oder Tablets werden Remote Worker befähigt, auch außerhalb des Büros produktiv tätig zu sein. Über digitale Tools für das Projektmanagement und die Kommunikation ist eine schnelle und einfache Zusammenarbeit aller Beteiligten möglich.
Demgegenüber dient das Büro künftig vor allem als sozialer Treffpunkt und muss den Austausch der Mitarbeiter*innen ermöglichen. Im Ergebnis müssen Büroflächen neu gestaltet werden. Statt individueller Arbeitsplätze bieten Lounge-Bereiche und zahlreiche Meetingmöglichkeiten Platz für kreativen Austausch. Moderne Bürotechnik wie Smartboards erlaubt die gleichzeitige Zusammenarbeit mit Remote-Kolleg*innen.
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4. Technische Infrastruktur schaffen
Dank einer modernen technischen Infrastruktur haben alle Personen im Unternehmen Zugang zu benötigten Informationen. Sämtliche Dokumente werden an zentraler Stelle gespeichert und sind über sichere Verbindungen von jedem Ort der Welt zugänglich. Dank Zero-Touch Hardwäre sind Mitarbeiter*innen in wenigen Minuten passend ausgestattet und einsatzbereit.
Unternehmen, die sich auf diesen unterschiedlichen Ebenen für die Zukunft der Arbeit aufstellen, schaffen die Voraussetzungen zu einer erfolgreichen Transformation zum hybriden Unternehmen.
Weiterführende Informationen (externer Link): BCG Studie – Remote Working and the Platform of the Future
